IIA – Block 2

Vorbereitung Block 2

Erarbeitung der Theorie zum Thema Vertrieb.

Abbildung der Organisationsstruktur des Vertriebs

  • Konzeptionelle Sichten
    • Einkauf
    • Vertrieb
    • Buchhaltung
    • Materialwirtschaft
  • Übergeordnet über allen Organisationseinheiten ist der Mandant. Hierarchisch untergeordnet werden dem Mandant:
    • Verkaufsorganisation
    • Vertriebsweg
    • Sparte
  • Eine Verkaufsorganisation ist eine verkaufende Einheit im rechtlichen Sinne, d.h. sie ist verantwortlich für die Produktehaftung und andere Regressansprüche der Kunden
  • Die Organisation im Verkauf wird mit Elementen beschrieben:
    • Verkaufsbüro (Niederlassung)
    • Verkäufergruppe
    • Verkäufer

Stammdaten

  • Im Betrieb werden Stammdatensätze benötigt und von Vertriebsmitarbeitern gepflegt:
    • Kunden (Geschäftspartner)
    • Materialien (Produkte, Dienstleistungen)
    • Konditionen (Preise, Zu- und Abschläge)
  • Kuchungskreisdaten beinhalten Daten wie:
    • Zahlungsbedingungen
    • Mahnverfahren
    • Abstimmungskonto
  • Das Abstimmungskonto ist ein Unterkonto des Kontos Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
  • Vertriebsbereichsdaten:
    • Daten zur Auftragsbearbeitung
    • Versanddaten
    • Rechungsdaten
  • Die Materialdaten beinhalten allgemeine Daten, welche im gesamten Unternehmen Gültigkeit besitzen:
    • Materialnummer
    • Bezeichnung
    • Gewicht
    • Volumen
  • …und auch werksseitige Daten wie:
    • Herstellkosten
    • Exportdaten
    • lagerortspezifische Daten (Temperatur- und Raumbedingungen)
    • vertriebsspezifische Daten (Verkaufstexte, Versanddaten, Mindestmengen)
  • Neben dem Vertrieb greifen auch andere Unternehmensbereiche auf Stammdaten zu
  • Beispielsweise Vertriebssicht für Materialinformationen:
    • Grunddaten und Mengeneinheiten
    • Gruppierungen und Steuerklassifikation
    • Vergriesdaten und Versanddaten
    • ein- oder mehrzeiliger Text für Verkaufsbelege
  • Gruppierungen dienen zur Erleichterung von Auswertungen
  • Mengeneinheiten sind für Lagerung, Verkauf und Transport definiert (Kiste, Palette, Karton)
  • Weitere vertriebsrelevante Daten:
    • Mindesmengen
    • Pack- und Transportmittel
    • Stücklisten
    • Status eines Materials im Vertrieb
    • Sortiment
    • Bestände
  • Materialfindung: Bei nicht vorhandensein des Originalmaterials kann je nach Situation auf ein Alternativmaterial zurückgegriffen werden.
  • Konditionen
    • Preise (werden entweder einem Material oder individuell einem Kunden zugeordnet)
    • Zu- und Abschläge
    • Zur Flexibilität werden Konditionen separat in sogenannten Konditionssätzen hinterlegt
  • Preisfindung
    • Der Bruttopreis des Materials setzt sich aus mehreren Elementen zusammen:
      • Nettopreis
      • Zu- und Abschläge
      • Fracht
      • Verkaufssteuern
    • Incoterms
      • International Commercial Terms -> Internationale Handelsklauseln -> Regeln im Frachtverkehr über die Interpretation der am häufigsten verwendeten Abkürzungen im internationalen Handel. Die Abkürzungen bestehen aus drei Buchstaben (z.B. FOB – Free on Board).
  • Vertriebsabsprachen
    • Rahmenverträge (längerfristige Vereinbarung mit einem Lieferanten zu festgelegten Konditionen)
    • Bonusabwicklungen (in Abhängigkeit vom Umsatz über gewissen Zeitraum)
    • Promotions- und Verkaufsaktionen (Marketingplan, Menge von Konditionssätzen)

Geschäftsvorfälle im Vertrieb

  • Wesentliche Vertriebsaktivitäten sind:
    • Akquisition
    • Abwicklung von Kundenanfragen
    • Versand
    • Fakturierung
  • Belegfluss = Kontakt > Anfrage > Angebot > Auftrag > Lieferung > Warenausgang > Faktura
  • Geschäftsarten
    • Anfrage und Angebot
    • Auftrag
    • Kundeneinzelfertigung
    • Leihgut
    • Reklamation
    • Umlagerungen

Funktionen für den Innen- und Aussendienst

  • Erfassung von Kundendaten
  • Wettbewerber und ihre Produkte
  • Kundenkontakte (Telefongespräche, Kundenbesuche, Zusendung von Broschüren)
  • Mailing-Aktionen (CRM-Systeme)

Verkauf

  • Funktionen sind die Bearbeitung und Überwachung von:
    • Anfragen und Angebote
      • Materialdaten
      • Preise
      • Lieferzeiten
      • Lieferkonditionen
      • Gültigkeitsraum
      • Hat Einfluss auf Materialbedarfsplanung
    • Aufträge
  • Verfügbarkeitsprüfung und Versandterminierung
    • ATP-Mengen (Available-to-promise)
    • Negative Verfügbarkeit ergibt automatisch einen neuen frühestmöglichen Liefertermin
    • Ermittlung des Materialbereitstellungstermins:
      • Route
      • Versandstelle
      • Ladegruppe
      • Gewichtsgruppe

Versand

  • Der Versand stösst den Warenausgang an
  • In einer Lieferung werden Auftragspositionen gemeinsam beliefert, die in den Versandkriterien übereinstimmen
  • Typische Funktionen:
    • Versandstellenfindung: Wo, wie, wie schnell.
    • Terminverfolgung: rechtzeitige Übermittlung der anstehenden Auslieferungen an die zuständigen Versandabteilungen
  • Routenfindung und Transportzeitermittlung
    • Land und Abgangszone der Versandstelle
    • Versandbedingung aus dem Auftrag
    • Spezielle Informationen aus den Materialstammdaten
    • Land und Bestimmungszone des Warenempfängers
  • Transitzeit = reine Transportzeit
  • Richtzeit = Kommissionierung und Verpackung
  • Kommissionierung = termingerechte Bereitstellung der Ware in richtiger Menge und Qualität für den Versand
  • Verpacken: Die zulässigen Versandmittel für Materialien werden beim Customizing festgelegt
  • Warenausgang: Versandaktivitäten sind abgeschlossen, wenn die Ware das Werk verlässt
    • Warenbestand wird reduziert und Wertveränderungen in Buchhaltung erfolgen
    • Lieferstatus wird aktualisiert
    • Stornierung oder Löschung des Warenausgangs ist nicht möglich

Fakturierung

  • Die Fakturierung schliesst die Geschäftsvorgänge im Vertrieb ab. Fakturen sind Rechnungen aufgrund von Lieferungen und Leistungen, Gut- und Lastschriften, Proformarechnungen, Retouren und Stornierungen
  • Es gibt immer einen Referenzbeleg
  • Eine Rechnung kann durch das Bearbeiten des Fakturavorrates sowie durch explizites Fakturieren oder im Batchbetrieb, z.B. bei Sammelrechnugen am Monatsende erstellt werden